Call recording til energiforsyning, el, gas og olie

Der stilles til stadighed større og større krav til dén service, som kunder forventer af deres leverandører. Et godt værktøj til at udvikle og sikre en god telefonbetjening i kundeserviceafd. og ordremodtagelsen, er optagelse af telefonsamtaler.

I mange tilfælde bruges aflytningen af en netop afsluttet optaget samtale, til at udfærdige en bestilling, så eventuelle misforståelser fanges inden der opstår kostbare fejl.

Med udgangspunkt i konkrete samtaler, kan den enkelte medarbejder modtage konstruktiv træning, og få hjælp til personlig udvikling. Derudover giver optagelserne en unik mulighed for at træne håndtering af ubehagelige samtaler eller endda trusler.

Systemer til optagelse – også kaldet ”Call Recording” findes I mange forskellige størrelser – varierende fra en enkel boks, som optager direkte fra telefonen, og op til serverløsninger, som optager hundredevis af telefonsamtaler hver dag.

Det er vigtigt at vælge den rigtige løsning, der både matcher aktuelle behov og udviklingsplaner. Alle vore Call Recording systemer er uafhængige af, hvilken telefoniløsning virksomheden har.

Uanset, så er der nogle rigtig gode grunde til at overveje implementering af Call Recording i organisationen.

 

Dokumentation

Hvem ringede, hvordan præsenterede man sig, hvad blev der præcis sagt han, hvilket nummer blev der ringet fra, hvornår blev der ringet?

Alle disse værdifulde data opsamles automatisk I Call Recording serveren, og er med til at gøre det hurtigt og enkelt, på et senere tidspunkt at finde den ønskede lydfil via standard internet browser på computeren, og evt. afspille den med det samme.

Vi leverer Call Recording løsninger, der kan integreres med eksisterende datasystemer, som økonomi/ERP programmer eller kundestyrings/CRM systemer. Med en sådan integration kan de optagelserne indekseres med f.eks. medarbejder-ID, kundeidentifikation, sagsnummer og andre avancerede faciliteter.

Ligeledes kan der med funktionen “Screen Recording” laves en kobling med data fra en computerskærm, som “fanges” og gemmes sammen med samtalen.

De optagede og gemte lydfiler er tilgængelige på recording serveren i den ønskede tid, hvorefter de automatisk slettes eller overføres til et back-up medie, efter eget valg. Oftest indgår dette backup medie i virksomhedens normale back-up rutiner.

 

Tryghed og sikkerhed

Løsninger til samtaledokumentation, Call Recording systemer, anvendes I større og større udstrækning til at uddanne og træne medarbejdere i telefon-receptionen og kundeservice, så de på forhånd er trænet i, hvad de skal foretage sig, hvis de modtager et “usædvanligt” opkald, hvor de oplever en truende adfærd eller ubehageligt sprog.

Vi leverer Call Recording systemer hvor de optagede lydfiler stort set ikke komprimeres inden lagring på harddisk, hvilket gør at alle nuancer og betoninger I samtalen sikres, og kan genhøres.

Lagrede informationer kan krypteres, således der ikke kan ske misbrug af forretningskritiske data og fortrolige oplysninger.

Lagring af data sker i beskyttet format, for at sikre der ikke efterfølgende kan ændres på samtalens indhold.

Brugeradgang til Call Recording systemet er beskyttet via adgangskode og password. På denne måde kan systemadministrator definere præcist, hvilke samtaler den enkelte bruger kan få adgang til, samt tildele rettigheder til andre funktioner som aflytte, kopiere eller tilføje noter mv.

De oprettede brugere på Call Recording systemet kan struktureres i afdelinger/undergrupper med egne fælles brugerprofiler.

For bruger med rettighed til det, er det muligt at downloade optagelser fra Call Recording systemet til deres egen computer.

Alternativt kan brugeren e-maile en lydfil fra Call Recording systemet til egen mailbox.

Uanset hvilken kopieringsmetode der benyttes, så er det kun en kopi af den oprindelige lydfil man modtager. Den originale ligger stadig på serveren.

Gemte lydfiler kan kun slettes af autoriseret rettighedshaver.

Samtidig opsamles automatisk en log i systemet over hvem der har været logget ind på serveren, og evt. hvilke samtaler, der er lyttet til.

Systemadministrator kan løbende tilpasse og korrigere, hvilke telefoner/lokalnumre der dokumenteres samtaler på og hvilke der skal undlades. Således kan man sikre medarbejderne, at der altid er en ”fri telefon”, hvorfra der kan foretages personlige samtaler.

 

Er du interesseret, så læs lidt mere her om teknikken bag Call Recording system til ISDNtil digitale systemtelefoner (TDM), til SIP/VoIP forbindelser eller til analoge liner og Radiosystemer.

Del denne side: